Ogólne warunki świadczenia usług z dnia 1 lutego 2021 roku
1. Zakres zastosowania / Postanowienia ogólne
- Niniejszy dokument określa ogólne warunki świadczenia usług („OWU”) przez KANCELARIA PRAWNA KSAB Sp. z o.o. z/s we Wrocławiu, NIP 8943130602. KRS 0000740312, ul. Psie Budy 10-11 lok.3, 50-080 Wrocław („Kancelaria”) na rzecz Klientów Kancelarii.
- Przez Klientów Kancelarii należy rozumieć podmioty, które zawierają z Kancelarią umowę o świadczenie usług.
- OWU stanowią integralną cześć umów o świadczenie usług zawieranych z Klientami Kancelarii w zakresie, w którym nie zostały one wyraźnie uchylone lub zmienione taką umową. Przed zawarciem umowy Kancelaria udostępnia OWU Klientowi w postaci elektronicznej, poprzez wskazanie adresu URL w ramach domeny strony internetowej Kancelarii, pod którym OWU zostały zamieszczone, lub załączając do korespondencji prowadzonej za pomocą poczty elektronicznej.
2. Podstawowe zasady świadczenia usług
- Świadczenie usług przez Kancelarię polega w szczególności lecz nie wyłącznie na udzielaniu porad , sporządzaniu analiz memorandów i opinii w sprawach, opracowywaniu projektów umów lub innej dokumentacji, reprezentowaniu i doradztwie prawnym w toku prowadzonych przez Klienta negocjacji i procesów transakcyjnych, reprezentowaniu Klienta na podstawie odrębnie udzielanych pełnomocnictw przed sądami i organami administracji publicznej oraz prowadzeniu dedykowanych specjalistycznych szkoleń . Usługi prawne świadczone są przez Kancelarię w zakresie prawa polskiego oraz prawa Unii Europejskich. Kancelaria może zorganizować pomoc prawników zagranicznych dla Klienta na jego wyraźnie życzenie.
- Szczegółowy przedmiot usług określany jest w umowie zawieranej z Klientem. Umowa może zostać zawarta w drodze wymiany oświadczeń woli przeprowadzonej w dowolnej formie, w tym w formie mailowej oraz ustnej, pod warunkiem następczego potwierdzenia przyjęcia zlecenia przez Kancelarię względem Klienta w formie pisemnej, dokumentowej lub, w przypadku stałej współpracy z danym Klientem, w sposób dorozumiany poprzez rozpoczęcie świadczenia usług w zakresie wskazanym uprzednio przez Klienta.
- Regulamin dotyczy realizacji umów zgodnie z zarejestrowanym PKD aktualnym na dzień Zlecenia realizacji usługi przez Klienta.
- Kancelaria świadczy usługi z należytą starannością, w oparciu o rozumienie odpowiednich przepisów prawa, praktyki ich stosowania oraz orzecznictwa, aktualnych w czasie świadczenia usług, oraz według poleceń, instrukcji lub rekomendacji otrzymanych od Klienta na piśmie, ustnie lub w inny sposób w tym ustny, jeżeli takie polecenia, instrukcje lub rekomendacje nie będą sprzeczne z prawem lub zasadami etyki zawodowej.
- Opracowywane przez Kancelarię opinie prawne, pisma w postępowaniach sądowych lub administracyjnych, porady i konsultacje prawne oraz projekty aktów są aktualne na dzień ich sporządzenia. Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za skutki udzielonych porad lub innych usług, jeżeli po ich udzieleniu nastąpią zmiany przepisów prawa, praktyki ich stosowania, orzecznictwa lub zmiany interpretacji przepisów prawa przez stosujące je sądy lub organy.
- Kancelaria jest uprawniona do podejmowania czynności bez uprzedniej zgody Klienta tylko wówczas, gdy będzie to konieczne ze względu na interes i dobro Klienta. Kancelaria niezwłocznie poinformuje Klienta o podjęciu, względnie dokonaniu, każdej takiej czynności.
- Porady oraz dokumenty stanowiące efekt świadczonych usług Kancelaria opracowuje wyłącznie dla celu określonego w umowie z Klientem w oparciu o szczególne okoliczności konkretnej sprawy. Wykorzystanie takich porad oraz dokumentów na inne cele wymaga zgody Kancelarii. W przypadku przekazania porady innym podmiotom Kancelaria nie odpowiada za skutki zastosowania się do porady, która nie była skierowana bezpośrednio do danego podmiotu.
- Klient uprawniony jest do posługiwania się w obrocie opiniami oraz dokumentami sporządzonymi przez Kancelarię jedynie w ich ostatecznym brzmieniu oraz za jej wyraźną zgodą.
- Kancelaria świadczy swoje usługi w siedzibie Kancelarii przy Psie Budy 10-11 lok. 3, 50 – 080 Wrocław oraz w sposób zdalny z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, chyba że Strony uzgodnią inne miejsce świadczenia usług lub poszczególne czynności ze względu na swój charakter wymagają wykonania ich w innym miejscu.
- W przypadku braku odmiennych postanowień wynikających ze zlecenia, terminem przyjęcia wykonania zlecenia przez Kancelarię jest dzień następny po dniu przyjęcia płatności ( w tym zaliczki ) od Klienta.
3. Terminy realizacji usług
- Terminy realizacji usług zostają określone szczegółowo w umowie zawieranej przez Kancelarię z Klientem. W przypadku postępowań sądowych lub administracyjnych, terminy wykonywania poszczególnych czynności w ramach świadczonej usługi wynikają ponadto z terminów ustawowych lub terminów wyznaczanych przez sądy lub organy prowadzące dane postępowanie.
- W przypadkach, w których realizacja usług uzależniona będzie od dostarczenia przez Klienta lub inne osoby działające na jego polecenie dodatkowej dokumentacji lub informacji, wykraczających poza materiały przekazane przez Klienta Kancelarii na etapie dokonywania wyceny, terminy uzupełnienia materiałów będą każdorazowo uzgadniane pomiędzy Stronami za pomocą środków komunikacji elektronicznej i mogą wpływać na wydłużenie terminu i realizacji umowy. Każdorazowo w takim przypadku Strony uzgodnią w jaki sposób konieczność oraz termin przekazania dodatkowych dokumentów lub informacji może wpłynąć na termin realizacji umowy oraz na ustaloną wycenę.
4. Osoby realizujące usługi
- Usługi będą świadczone przez poszczególnych współpracowników lub pracowników kancelarii specjalizujących się w danej dziedzinie wiedzy, o składzie personalnym ustalanym każdorazowo przez Kancelarię dla zapewnienia odpowiedniej realizacji danego zlecenia.
- Jeżeli wymaga tego charakter świadczonych usług, w szczególności jeżeli zakres usług obejmuje zastępowanie Klienta przed sądami powszechnymi, organami administracji publicznej lub innymi podmiotami, Klient obowiązany jest do udzielenia pisemnego pełnomocnictwa doradcom restrukturyzacyjnym, adwokatom, radcom prawnym, rzecznikom patentowym, wskazanym przez Kancelarię w zależności od przedmiotu zlecenia.
- Przy świadczeniu usług Kancelaria może współpracować z podwykonawcami, w tym w szczególności z prawnikami zagranicznymi, ekspertami w danej dziedzinie prawa, doradcami technicznymi, doradcami finansowymi, tłumaczami oraz księgowymi. Kancelaria zapewnia należytą jakość usług wykonywanych przez nią przy współpracy z podwykonawcami.
5. Współdziałanie i informacje przekazywane przez Klienta
- Świadczenie usług odbywa się w oparciu o stan faktyczny przedstawiony przez Klienta oraz w oparciu o przedłożoną przez niego dokumentację. Kancelaria nie jest zobowiązana do weryfikacji prawdziwości lub kompletności informacji przekazywanych przez Klienta.
- Klient zobowiązuje się doręczyć Kancelarii w terminach przez nią określonych pełną dokumentację i informację posiadaną przez siebie posiadaną której przekazanie jest uzasadnione dla należytego wykonania umowy. Jeżeli do należytego wykonania zlecenia konieczne jest udzielenie doradcy restrukturyzacyjnemu, adwokatowi lub radcy prawnemu z Kancelarii odrębnego pełnomocnictwa procesowego, Klient zobowiązany jest do udzielenia takiego pełnomocnictwa.
- Klient zobowiązany jest do współdziałania z Kancelarią w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia, w szczególności poprzez udzielanie wyjaśnień, dostarczanie dokumentacji, ponoszenie koniecznych opłat sądowych i administracyjnych. W przypadku, w którym Klient nie dopełni obowiązku współdziałania, Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za powstałą w ten sposób szkodę.
6. Zasady rozliczeń
- Zasady rozliczeń związanych ze świadczeniem usług są każdorazowo określone w umowie. Umowa wskazuje w szczególności przyjęty model wynagrodzenia oraz jego wysokość lub sposób jego ustalania.
- W przypadku modelu wynagrodzenia zakładającego rozliczenie godzinowe, wynagrodzenie ustalane jest na podstawie iloczynu stawki godzinowej oraz rzeczywistego czasu poświęconego na wykonanie usług przez pracowników i współpracowników Kancelarii, z dokładnością do 30 minut.
- W ramach modelu wynagrodzenia zakładającego rozliczenie godzinowe, Strony mogą dodatkowo zastrzec w umowie górne ograniczenie wynagrodzenia (maksymalne wynagrodzenie), które może zostać naliczone w oparciu o rozliczenie godzinowe w ramach danego zlecenia.
- Czas pracy ujmowany w rozliczeniu godzinowym obejmuje czas pracy pracowników i współpracowników Kancelarii nad zleceniem, w tym w szczególności czas bezpośrednio poświęcony nad opracowaniem treści danego pisma, opinii, komentarza, raportu lub innego dokumentu objętego zleceniem, jak również czas rozmów telefonicznych, ustnych konsultacji, czas poświęcony na przygotowanie koncepcji rozwiązań, analizę przepisów, materiałów dostarczonych przez klienta, jak również analizę stanowisk doktryny i orzecznictwa.
- Wynagrodzenie ustalone w sposób ryczałtowy lub maksymalne wynagrodzenie określone w przypadku rozliczenia godzinowego może zostać zwiększone w przypadku wystąpienia większego nakładu prac względem pierwotnie zakładanego na skutek otrzymania niepełnych informacji o sprawie dostarczonych przez Klienta w momencie dokonywania wyceny. Strony dodatkowo mogą przewidzieć w umowie szczególne okoliczności, których spełnienie będzie skutkować zwiększeniem wynagrodzenia ryczałtowego lub zniesieniem albo zmianą ustalonego maksymalnego wynagrodzenia określonego dla modelu rozliczenia godzinowego.
- Jeżeli umowa z Klientem nie stanowi inaczej, podane kwoty wynagrodzenia są kwotami netto, a przyjęty termin płatności faktury wynosi 7 dni. Do kwoty wynagrodzenia zostanie doliczony podatek od towarów i usług VAT w obowiązującej wysokości.
- W ramach modelu wynagrodzenia opartego o rozliczenie godzinowe, faktura wystawiana jest miesięcznie na podstawie przygotowanego przez Kancelarię zestawienia czynności oraz czasu poświęconego dla realizacji zlecenia. Zestawienie czynności jest dostarczane Klientowi wraz z wystawioną fakturą. Wystawienie faktury przez Kancelarię nie wymaga wcześniejszej akceptacji zestawienia czynności przez Klienta.
- W przypadku przyjęcia przez Strony wynagrodzenia ryczałtowego, Kancelaria nie jest zobowiązana do sporządzania i dostarczania zestawienia przeprowadzonych czynności lub zrealizowanych zleceń na rzecz Klienta.
- Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie przez Kancelarię faktur VAT w formie elektronicznej na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Umowa z Klientem powinna określać adres e-mail Klienta na który będą przesyłane faktury w formie elektronicznej. W przypadku braku wskazania takiego adresu, faktury w formie elektronicznej mogą być przesyłane na każdy adres e-mail wykorzystywany do bieżącej komunikacji z Klientem.
- Klient zobowiązuje się przyjmować faktury w formie papierowej, w przypadku gdy przeszkody techniczne lub formalne uniemożliwiają przesyłanie faktur drogą elektroniczną. Faktura papierowa zostanie przesłana na adres Klienta wskazany w umowie.
- Wycofanie akceptacji przysyłania faktur VAT w formie elektronicznej może nastąpić w drodze pisemnej (przesyłając zawiadomienie na adres Kancelarii wskazany w umowie) lub elektronicznie (przesyłając informację na adres e-mail kancelaria@ksab.com.pl.
- Klient zobowiązany jest do samodzielnego pokrywania kosztów opłat administracyjnych oraz sądowych oraz kosztów zewnętrznych tłumaczeń w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na rzecz Klienta.
- Klient zobowiązany jest ponadto do pokrycia uzasadnionych dodatkowych kosztów wynikających z realizacji zlecenia, obejmujących w szczególności koszty delegacji przy wyjazdach poza siedzibę Kancelarii.
- Płatność za usługi powinna zostać wykonana przelewem na rachunek bankowy Kancelarii wskazany na fakturze VAT. Klient zobowiązany jest do pokrycia całości opłat związanych z realizacją przelewu (opcja kosztowa OUR). Kwoty wynagrodzenia lub kosztów wyrażone w walutach wymienialnych będą przeliczane na PLN według średniego kursu wymiany ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski w ostatnim dniu roboczym poprzedzającym powstanie obowiązku podatkowego.
7. Bezpieczeństwo komunikacji elektronicznej oraz przechowywanej dokumentacji
- Komunikacja z Klientem w ramach świadczonych usług może odbywać się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Kancelaria dokłada staranności dla zapewnienia odpowiedniego poziomu zabezpieczeń swoich systemów zgodnie z wymogami etyki zawodowej i obowiązkiem zapewnienia zabezpieczeń poufności danych. Strony są świadome i akceptują ryzyko związane z komunikowaniem się za pośrednictwem sieci Internet, polegające w szczególności na występowaniu pośredników w przekazywaniu tych informacji będących dostawcami usług elektronicznych, a także potencjalnej możliwości ingerencji podmiotów nieuprawnionych w przekaz informacji w związku z występującymi cyberzagrożeniami.
- Klient oświadcza, że zapoznał się z polityką prywatności oraz wyraża zgodę na świadczenie usług przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
- Dokumenty przesyłane drogą komunikacji elektronicznej mogą być szyfrowane na wyraźną prośbę Klienta.
- Kancelaria przechowuje dokumentację Klienta zgodnie z przepisami prawa.
8. Konflikt interesów
- Kancelaria ma prawo odmówić świadczenia usług w przypadku wystąpienia konfliktu interesów. Kancelaria dokonuje oceny możliwości jego wystąpienia oraz działań koniecznych do podjęcia w tak zaistniałej sytuacji zgodnie z zasadami wynikającymi z uregulowań poszczególnych zawodów wykonywanych przez pracowników lub współpracowników Kancelarii.
9. Poufność
- Kancelaria zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy przekazane przez Klienta w związku z wykonywaniem zlecenia informacje, dokumenty lub dane dotyczące działalności Klienta, w szczególności informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne, finansowe, prawne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, a także informacje uzyskane w wyniku analizy lub przetworzenia dostarczonych informacji, z wyłączeniem tych informacji które są lub staną się publicznie dostępne; które Kancelaria uzyskała ze źródła innego niż Klient; które zostaną ujawnione przez Kancelarię po uprzednim uzyskaniu zgody Klienta.
- Kancelaria zachowa informacje poufne Klienta, o których mowa w punkcie 9.1., w tajemnicy, w szczególności podejmie w stosunku do nich takie same środki ostrożności oraz takie same środki zabezpieczające, jak te stosowane przez Kancelarię w stosunku do jej własnych informacji poufnych.
- Kancelaria może ujawnić informacje poufne wobec pracowników, współpracowników lub wspólników Kancelarii oraz względem podmiotów o których mowa w pkt 4.3. powyżej, dla których wiedza taka jest niezbędna dla realizacji niniejszej umowy, pod warunkiem zobowiązania tych osób do zachowania poufności oraz przedsięwzięcia innych adekwatnych środków zapewniających utrzymanie przekazywanych informacji w tajemnicy przez te osoby.
- W przypadku otrzymania przez Kancelarię orzeczenia lub decyzji, wydanej przez właściwy sąd, organ prowadzący postępowanie przygotowawcze lub organ administracji publicznej, zawierającego żądanie ujawnienia informacji poufnych Klienta w całości lub w części, Kancelaria zobowiązuje się, o ile będzie to prawnie dopuszczalne, do natychmiastowego powiadomienia Klienta o otrzymaniu takiego żądania oraz jego okolicznościach, podjęcia na życzenie Klienta prawnie dostępnych kroków w celu odmowy spełniania żądania lub zmniejszenia jego zakresu.
- Nie stanowi naruszenia obowiązków Kancelarii w zakresie poufności wykonanie przez Kancelarię uprawnień, o których mowa w punkcie 12.1.
10. Odpowiedzialność
- Kancelaria w ramach świadczonych usług zobowiązana jest do dochowania należytej staranności wynikającej z charakteru wykonywanych usług. Kancelaria ponosi odpowiedzialność z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, nie odpowiada jednak za wynik sprawy ani za osiągnięcie określonego rezultatu. Z wyłączeniem przypadków winy umyślnej Kancelarii, odpowiedzialność odszkodowawcza Kancelarii za utracone korzyści jest wyłączona.
- Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za skutki swojego działania bądź zaniechania w ramach wykonania przedmiotu umowy, w tym za powstałą zwłokę, jeżeli skutki te będą następstwem niedostarczenia przez Klienta w terminie wymaganych Kancelarii dokumentów i informacji albo nie poinformowania Kancelarii o takich faktach i okolicznościach, które mają lub mogą mieć związek z przedmiotem zlecenia, nawet jeżeli Kancelaria nie zwróciła się o ich podanie.
- Z wyłączeniem przypadków winy umyślnej Kancelarii, odpowiedzialność Kancelarii jest ograniczona do wysokości kwoty wynagrodzenia otrzymanego na podstawie danej umowy z Klientem w okresie ostatnich sześciu miesięcy, nie więcej jednak niż do kwoty sumy ubezpieczenia określonej w punkcie 10.7. poniżej. Klient zrzeka się dochodzenia roszczeń związanych ze świadczeniem usług określonych w umowie z Kancelarią bezpośrednio od poszczególnych osób zaangażowanych w wykonywanie danej usługi.
- Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, jeżeli zostało to spowodowane okolicznościami siły wyższej, przy czym okoliczności siły wyższej rozumiane są jako wszelkie nadzwyczajne zdarzenia o charakterze zewnętrznym, niemożliwe do przewidzenia, takie jak katastrofy, pożary, powodzie, wybuchy, ataki terrorystyczne, działania wojenne, akty władzy państwowej, które bezpośrednio uniemożliwiają wykonanie zobowiązań zawartych w umowie.
- Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podejmowane samodzielnie przez Klienta.
- Kancelaria nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia będące skutkiem niewłaściwego działania lub opóźnień w działaniu instytucji takich jak sądy lub organy administracji publicznej, lub utrudnień i nieprawidłowości w funkcjonowaniu państwowych i sądowych systemów cyfrowych przeznaczonych do obsługi obywateli.
- Kancelaria oświadcza, że w chwili zawarcia umowy posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności.
11. Dane osobowe
- Strony niniejszym potwierdzają, że Kancelaria pełni rolę odrębnego od Klienta administratora w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: Rozporządzenie 2016/679), w stosunku do danych osobowych przetwarzanych w związku ze świadczeniem usług przez Kancelarię.
- Szczegółowa informacja na temat zasad przetwarzania przez Kancelarię danych osobowych osób kontaktowych po stronie Klienta znajduje się pod adresem: www.ksab.com.pl
12. Postanowienia końcowe
- O ile w umowie nie zastrzeżono inaczej, Klient wyraża zgodę na informowania klientów i potencjalnych klientów Kancelarii o wykonaniu usług na rzecz Klienta, z zachowaniem ich szczegółowego przedmiotu w tajemnicy, przy przedstawianiu doświadczenia Kancelarii oraz na wykorzystywanie w tym zakresie w materiałach informacyjnych nazwy oraz logotypu Klienta, o ile w umowie nie zastrzeżono inaczej, Klient wyraża zgodę na informowania klientów i potencjalnych klientów Kancelarii o wykonaniu usług na rzecz Klienta, z zachowaniem ich szczegółowego przedmiotu w tajemnicy, przy przedstawianiu doświadczenia Kancelarii oraz na wykorzystywanie w tym zakresie w materiałach informacyjnych nazwy oraz logotypu Klienta, jak również otrzymanych od Klienta w celu wykorzystania do informowania klientów i potencjalnych klientów Kancelarii, jego opinii, komentarzy, referencji lub rekomendacji.
- Stronom przysługuje prawo do rozwiązania umowy w każdym czasie, za porozumieniem Stron. W przypadku rozwiązania umowy Kancelarii należy się wynagrodzenie wymagalne i dotychczas uiszczone, a w przypadku braku uiszczenia wynagrodzenie wymagalne za zakres wykonanych czynności.
- Stronom przysługuje prawo do natychmiastowego wypowiedzenia niniejszej umowy z ważnych powodów dotyczących realizacji niniejszej umowy. Wypowiedzenie musi być uzasadnione wskazaniem konkretnych powodów jego złożenia. Wypowiedzenie jest skuteczne w dniu następującym po dniu jego doręczenia we wskazanej w umowie formie.
- Za ważne powody uznaje się powody mogące mieć wpływ na prawidłowość realizacji umowy, w szczególności brak dostarczenia wymaganych dokumentów, brak współpracy mogący mieć wpływ na terminowość realizacji umowy oraz dochowania terminów wynikających z przepisów prawa, wprowadzenie Kancelarii w błąd. Za ważny powód uznaje się również brak zapłaty umówionego wynagrodzenia we wskazanych w załączniku terminach i wysokości.
- W przypadku wypowiedzenia umowy z przyczyn o Klient zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia wynikającego z niniejszej umowy w całości. Za termin wymagalności uznaje się termin wskazany w umowie.
- W przypadku wypowiedzenie umowy bez ważnego powodu wypowiedzenie to jest skuteczne w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia we wskazanej w umowie formie. W przypadku wypowiedzenia bez ważnego powodu należne jest wynagrodzenie, które stało się wymagalne na podstawie umowy.
- W przypadku zakończenia współpracy w wypadkach przewidzianych w pkt 12.2 i 12.3 powyżej, rozliczenie wynagrodzenia na rzecz Kancelarii nastąpi według zestawienia i czasochłonności prac przeprowadzonych na rzecz Klienta w ostatnim okresie rozliczeniowym poprzedzającym zakończenie współpracy. W przypadku, gdy współpraca z Klientem opierała się na ryczałtowym modelu wynagrodzenia, kwota ryczałtu stanowi górne ograniczenie wynagrodzenia za dany okres rozliczeniowy, którym może zostać obciążony Klient w związku z zakończeniem współpracy.
- W przypadku sporów wynikających z umowy, które nie zostały rozstrzygnięte w drodze polubownej, właściwy do rozpoznania sporu będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Kancelarii.
- W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.